O acervo mantido pela Funai inclui documentos e itens produzidos e recebidos ao longo dos 56 anos de existência da instituição, além do patrimônio cultural e documental incorporado pelos órgãos que lhe deram origem. Isso inclui fundos provenientes da Comissão Rondon (1890-1935), Conselho Nacional de Proteção aos Índios (1939-1967), Fundação Brasil Central (1943-1967) e Serviço de Proteção aos Índios (1910-1967), bem como conjuntos documentais adquiridos no âmbito do Programa de Documentação de Línguas e Culturas (Funai/Unesco), mantidos no Museu do Índio, no Rio de Janeiro.
Uma das principais novidades é que a utilização dos serviços de arquivo da Funai é livre e gratuita para qualquer usuário, nacional ou estrangeiro. Os interessados em acessar o acervo podem enviar solicitações de pesquisa e acessar as informações principalmente por meio digital, utilizando o endereço de correio eletrônico arquivo@funai.gov.br ou o Protocolo Digital disponibilizado no portal da Funai. Além disso, há a possibilidade de fazer a solicitação por meio de formulário de papel protocolado em qualquer unidade da Funai.
Ao solicitar acesso a informações restritas, a norma estabelece um prazo de resposta de 20 dias úteis, podendo ser prorrogado por até três vezes, dependendo da complexidade e extensão da pesquisa. A política também prevê que o acesso dos usuários ocorra conforme a etapa que o documento esteja cumprindo no órgão, sendo concedida a informação da base de dados com autorização e por meio de cópia digital em PDF nos casos em que o documento tramite custodiado pela unidade da Funai.
Ademais, a Funai estabelece que a divulgação, empréstimo e cópia de itens do acervo devem ser acompanhados do crédito institucional e do envio de cópias dos produtos resultantes à Funai. Além disso, o empréstimo de itens do acervo é exclusivo para a realização de cópia, reprodução ou restauração do suporte original, requerendo autorização das diretorias máximas do Museu do Índio ou da Diretoria de Administração e Gestão da Funai.
O objetivo dessas medidas é promover a preservação e valorização do patrimônio histórico e cultural dos povos indígenas do Brasil, reforçando a importância de garantir o acesso e a integridade dos documentos e itens mantidos pela Funai. Ademais, a instituição também realizou uma oficina de gestão documental para servidores do Ministério dos Povos Indígenas em janeiro, demonstrando o compromisso com a organização e conservação de seu acervo.
